Mi az a K+F tevékenység? A kutatás-fejlesztés fogalma és főbb ismérvei

Egy megfelelően azonosított és dokumentált K+F projekt nemcsak új termék, technológia, eljárás vagy szolgáltatás létrehozásához járulhat hozzá, hanem bizonyos esetekben jelentős adózási és finanszírozási előnyöket is biztosíthat a vállalkozások számára.

A K+F fogalma ugyanakkor jóval szűkebb annál, mint hogy egy vállalkozás „valami újat fejleszt”. Nem minden fejlesztési, tesztelési, automatizálási vagy technológiai projekt minősül automatikusan kutatás-fejlesztési tevékenységnek.

De pontosan mit jelent a K+F tevékenység, és milyen feltételeknek kell megfelelnie egy projektnek ahhoz, hogy kutatás-fejlesztésnek minősüljön?

Mit jelent a K+F tevékenység?

A kutatás-fejlesztés nemzetközileg elfogadott módszertani meghatározásának egyik legfontosabb alapja az OECD Frascati Kézikönyve. A Frascati Manual a kutatás-fejlesztési tevékenységek azonosítására és mérésére szolgáló nemzetközileg elismert módszertani keretrendszer.

A K+F olyan módszeresen végzett alkotó tevékenység, amelynek célja a meglévő tudásanyag bővítése, illetve a rendelkezésre álló tudás új alkalmazási módjainak kidolgozása.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy K+F projekt során a vállalkozás olyan problémára keres megoldást, amelyre a projekt megkezdésekor nem áll rendelkezésre egyértelmű és rutinszerűen alkalmazható megoldás.

Ez az egyik legfontosabb különbség a K+F tevékenység és a hagyományos üzleti fejlesztés között.

Az 5 fő kritérium, amelynek egy K+F projektnek meg kell felelnie

A Frascati Kézikönyv alapján a kutatás-fejlesztési tevékenység öt alapvető kritérium együttes teljesülését feltételezi:

• újszerű,
• alkotó tevékenységen alapul,
• tudományos vagy műszaki bizonytalanságot kezel,
• módszeresen végzett, valamint
• mások számára is felhasználható és/vagy reprodukálható.

Az NKFIH a K+F projektminősítéssel kapcsolatos tájékoztatásában szintén ezt az öt szempontot emeli ki.

1. Újszerűség

A K+F tevékenység egyik legfontosabb ismérve az újszerűség.

Ez azonban nem feltétlenül azt jelenti, hogy a vállalkozás történetében korábban még soha nem létezett hasonló megoldás. A kérdés az, hogy a projekt eredményeként létrejövő tudás vagy megoldás jelent-e előrelépést a projekt megkezdésekor rendelkezésre álló tudományos és technológiai ismeretekhez képest.

Ezért egy K+F projekt megítélésekor fontos a technika állásának vizsgálata.

Érdemes feltárni például:

• milyen hasonló technológiák vagy megoldások érhetők el a piacon;
• milyen szakirodalom és tudományos publikációk állnak rendelkezésre;
• milyen megoldásokat alkalmaznak a versenytársak;
• milyen technológiák vagy módszerek ismertek az adott iparágban;
• milyen saját korábbi megoldások állnak rendelkezésre.

Önmagában tehát az, hogy egy megoldás új az adott vállalkozás számára, még nem feltétlenül elegendő.

Ugyanakkor egy már ismert technológia új környezetben történő alkalmazása is tartalmazhat K+F elemeket, ha az alkalmazás során olyan új műszaki vagy tudományos problémák merülnek fel, amelyek megoldása további kutatást és fejlesztést igényel.

2. Alkotó tevékenység

A K+F projektnek kreatív, alkotó jellegű tevékenységen kell alapulnia.

Ez azt jelenti, hogy nem elegendő ismert módszereket vagy technológiákat rutinszerűen alkalmazni. A projektnek új koncepciók, módszerek, megoldások vagy ismeretek létrehozására kell irányulnia.

Például önmagában egy adatfeldolgozási folyamat automatizálása általában nem jelent K+F tevékenységet. Ha azonban a vállalkozás olyan új algoritmus vagy adatfeldolgozási módszer kifejlesztésén dolgozik, amelynek működése a projekt kezdetén nem volt egyértelmű, és ennek kidolgozása tudományos vagy műszaki problémák megoldását igényli, már felmerülhet a K+F minősítés lehetősége.

A hangsúly tehát azon van, hogy a projekt megoldása nem lehet pusztán rutinszerű egy, az adott területen jártas szakember számára.

3. Tudományos vagy műszaki bizonytalanság

A K+F egyik legfontosabb és a gyakorlatban gyakran legnehezebben bemutatható eleme a tudományos vagy műszaki bizonytalanság.

Ilyen bizonytalanság akkor áll fenn, ha a projekt kezdetén nem ismert például:

• hogy egy adott megoldás tudományosan lehetséges-e;
• hogy egy adott technológia műszakilag megvalósítható-e;
• hogy egy kívánt teljesítmény vagy műszaki paraméter elérhető-e;
• vagy hogy a megoldás a gyakorlatban pontosan hogyan valósítható meg.

Fontos különbség, hogy nem minden üzleti vagy projektkockázat jelent K+F szempontú bizonytalanságot.

Ha például egy projekt azért késik, mert egy beszállító nem szállít időben, az önmagában nem tudományos vagy műszaki bizonytalanság.

Hasonlóképpen, ha egy vállalkozás egy már ismert és rendelkezésre álló technológiát szeretne olcsóbban megvalósítani, az önmagában még nem K+F.

Más lehet azonban a helyzet, ha az alacsonyabb költség elérése érdekében olyan új anyagot, technológiát vagy konstrukciót kell kifejleszteni, amelynek műszaki teljesítménye előzetesen nem ismert.

4. Módszeres kutatómunka

A K+F tevékenység nem esetleges próbálkozások sorozata.

A kutatás-fejlesztési projektet megfelelően meg kell tervezni, a kutatási kérdéseket és bizonytalanságokat azonosítani kell, az elvégzett vizsgálatokat és kísérleteket pedig megfelelően dokumentálni szükséges.

A gyakorlatban ez jelentheti például:

• kutatási célok és kérdések meghatározását;
• hipotézisek felállítását;
• szakirodalom és a technika állásának vizsgálatát;
• kísérletek és tesztek megtervezését;
• prototípusok létrehozását;
• tesztelési eredmények dokumentálását;
• eltérő megoldások összehasonlítását;
• a sikertelen kísérletek és azok eredményeinek rögzítését.

A dokumentáció nem pusztán adminisztratív követelmény: segítségével utólag is bemutatható, hogy milyen problémát kívánt a vállalkozás megoldani, milyen bizonytalansággal szembesült, milyen módszereket alkalmazott, és milyen eredményre jutott.

5. Mások által felhasználható és/vagy reprodukálható

A K+F tevékenység eredményét és folyamatát megfelelően dokumentálni kell ahhoz, hogy az adott szakterületen jártas más szakemberek számára is érthető legyen.

Ez nem jelenti azt, hogy egy vállalkozásnak a fejlesztés eredményét feltétlenül nyilvánosságra kell hoznia.

Egy üzleti vállalkozás például üzleti titokként kezelheti az eredményeket, vagy szellemi tulajdonvédelmi eszközökkel – például szabadalommal – védheti azokat.

A lényeg az, hogy a projekt során megszerzett tudás és a kutatási folyamat megfelelően dokumentált legyen, és a vállalkozáson belül később is felhasználható maradjon.

Mi nem minősül K+F tevékenységnek?

A K+F fogalmának megértéséhez legalább ilyen fontos annak ismerete, hogy milyen tevékenységek nem minősülnek kutatás-fejlesztésnek.

Tipikusan nem tekinthető K+F tevékenységnek például:

• egy meglévő technológia egyszerű adaptációja;
• ismert termék vagy szolgáltatás rutinszerű továbbfejlesztése;
• rendszeres karbantartás és hibajavítás;
• rutinszerű tesztelés;
• már ismert módszerek alkalmazása;
• egyszerű adatfeldolgozás;
• termékek vagy gyártási folyamatok szokásos, időszakos módosítása;
• pusztán költségcsökkentési célú fejlesztés, ha nem merül fel tudományos vagy műszaki bizonytalanság.

A magyar K+F szabályozás is kizárja többek között a szokásos, időszakos vagy rutinszerű változtatásokat a kísérleti fejlesztés köréből.

A sikertelen fejlesztés is lehet K+F

Fontos tévhit, hogy egy projektnek sikeresnek kell lennie ahhoz, hogy K+F-nek minősüljön.

Ez nem feltétel.

Egy kutatás-fejlesztési projekt célja éppen az lehet, hogy egy olyan kérdésre keressen választ, amelyre a projekt kezdetén még nincs biztos válasz.

Előfordulhat tehát, hogy:

• egy prototípus nem működik megfelelően;
• egy hipotézis megdől;
• egy kísérlet nem hozza a várt eredményt;
• egy technológiai megoldás nem bizonyul megvalósíthatónak.

Amennyiben azonban a projekt megfelel a K+F alapvető kritériumainak, a negatív eredmény önmagában nem zárja ki a kutatás-fejlesztési minősítést.

K+F vagy innováció? Nem ugyanaz a kettő

A K+F és az innováció fogalma gyakran összemosódik, pedig nem minden innováció K+F.

Egy vállalkozás például bevezethet egy új üzleti folyamatot vagy egy, a vállalkozás számára új technológiát anélkül, hogy annak megvalósítása K+F tevékenységet igényelne.

A K+F ezzel szemben olyan kutatási vagy fejlesztési munkát feltételez, amely során új tudás létrehozása vagy új alkalmazási mód kidolgozása történik, és a projekt során tudományos vagy műszaki bizonytalanságot kell kezelni.

A két fogalom természetesen szorosan kapcsolódhat egymáshoz: egy K+F projekt eredménye később innováció alapját képezheti.

Miért fontos a K+F projektek megfelelő azonosítása és dokumentálása?

A K+F tevékenység helyes azonosítása nem csupán tudományos vagy szakmai kérdés.

A megfelelően minősített K+F projektekhez Magyarországon különböző adózási és támogatási lehetőségek kapcsolódhatnak. A K+F tevékenység minősítése ezért a vállalkozások adótervezése szempontjából is jelentős lehet.

Szeretne többet megtudni a K+F tevékenységhez kapcsolódó adózási lehetőségekről?
Részletesen bemutatjuk a kutatás-fejlesztési tevékenységhez kapcsolódó legfontosabb adóelőnyöket, valamint az ezek igénybevételéhez kapcsolódó főbb szempontokat. Kattintson ide, és olvassa el a K+F tevékenység adózási lehetőségeiről szóló cikkünket.

A magyar szabályozás lehetőséget biztosít arra, hogy a K+F projekt vagy projektcsoport minősítését kérelmezzék. A minősítés során készült szakértői vélemény – a jogszabályban meghatározott feltételek mellett – felhasználható a kutatás-fejlesztési tevékenységhez kapcsolódó adó- és járulékkedvezmények érvényesítéséhez.

Ezért egy K+F projekt esetében már a fejlesztés megkezdésekor érdemes gondolni a dokumentációra.

Mit érdemes dokumentálni egy K+F projekt során?

Egy jól dokumentált K+F projektben célszerű legalább az alábbiakat rögzíteni:

• a projekt célját és hátterét;
• a megoldandó tudományos vagy műszaki problémát;
• a technika állását és a rendelkezésre álló megoldásokat;
• a projekt újszerűségét;
• a fennálló tudományos vagy műszaki bizonytalanságokat;
• a kutatási és fejlesztési feladatokat;
• a kísérleteket és teszteket;
• az alkalmazott módszereket;
• a részeredményeket és végső eredményeket;
• a sikertelen próbálkozásokat és azok tanulságait;
• a projektben részt vevő szakembereket;
• valamint a K+F tevékenységhez kapcsolódó költségeket.

A cél nem az, hogy egy projekt dokumentációja kizárólag adminisztratív leírás legyen. A dokumentációnak azt kell alátámasztania, hogy miért volt szükség kutatás-fejlesztési munkára a kitűzött cél eléréséhez.

Összefoglalás

Egy projekt attól még nem lesz K+F tevékenység, hogy új termék, szolgáltatás vagy technológia létrehozását célozza.

A kutatás-fejlesztés megítélése során azt kell vizsgálni, hogy a projekt:

újszerű, alkotó jellegű, tudományos vagy műszaki bizonytalanságot kezelő, módszeresen végzett és megfelelően dokumentált tevékenység-e, amelynek eredménye mások számára is felhasználható vagy reprodukálható.

A K+F minősítés ezért sok esetben nem pusztán azt a kérdést jelenti, hogy „fejlesztettünk-e valamit?”, hanem azt, hogy a fejlesztés során olyan tudományos vagy műszaki problémát kellett-e megoldani, amelynek megoldása a projekt kezdetén nem volt egyértelmű egy, az adott területen jártas szakember számára.

Amennyiben egy vállalkozás rendszeresen végez technológiai, termék-, szoftver-, gyártási vagy egyéb fejlesztéseket, érdemes a projekteket már a tervezési szakaszban K+F szempontból is megvizsgálni. A megfelelő azonosítás és dokumentáció ugyanis nemcsak a minősítés során lehet fontos, hanem a kapcsolódó adózási lehetőségek megfelelő kihasználásának is alapja lehet.

Amennyiben további kérdése van a témával kapcsolatban, szakértőink készséggel állnak rendelkezésére. 

  Vegye fel velünk a kapcsolatot!  

What Is R&D Activity? Definition and Key Criteria of Research and Development

Research and development, commonly referred to as R&D, is an important driver of technological development and innovation within businesses. A properly identified and documented R&D project may not only contribute to the development of a new product, technology, process or service, but may also provide significant tax and funding opportunities under the applicable rules.

However, not every development, testing, automation or technology project automatically qualifies as R&D.

So, what exactly is R&D activity, and what criteria must a project meet to qualify as research and development?

What does R&D activity mean?

One of the most important methodological foundations for defining and identifying R&D activities is the OECD's Frascati Manual. The Frascati Manual provides an internationally recognised framework for identifying and measuring research and development activities.

R&D generally refers to creative and systematic work undertaken to increase the existing body of knowledge and to develop new applications based on existing knowledge.

In practice, this means that an R&D project addresses a problem for which no clear and routine solution is available at the beginning of the project.

This is one of the key distinctions between R&D and ordinary business development.

The five key criteria of an R&D project

Under the Frascati framework, R&D activities are characterised by five core criteria:

• novelty;
• creativity;
• scientific or technological uncertainty;
• a systematic approach; and
• transferability and/or reproducibility.

The Hungarian National Research, Development and Innovation Office (NKFIH) also identifies these five criteria in its guidance concerning R&D project classification.

1. Novelty

One of the most important characteristics of R&D is novelty.

This does not necessarily mean that a solution has never existed anywhere before. The relevant question is whether the knowledge or solution generated by the project represents an advancement compared with the scientific and technological knowledge available at the beginning of the project.

For this reason, an assessment of the state of the art is an important part of an R&D project.

This may include reviewing:

• existing technologies and solutions;
• scientific literature and publications;
• competitors' products and processes;
• technologies already used within the relevant industry; and
• the company's own existing solutions.

Therefore, the fact that a solution is new to the particular company is not necessarily sufficient.

However, applying a known technology in a new environment may involve R&D if the implementation creates new scientific or technological challenges that require further research or development.

2. Creativity

An R&D project must involve creative work.

It is not sufficient to apply known methods or technologies in a routine manner. The project should aim to create new concepts, methods, solutions or knowledge.

For example, simply automating an existing data-processing process would generally not constitute R&D. If, however, a company develops a new algorithm or data-processing method whose operation is uncertain at the beginning of the project and whose development requires the resolution of scientific or technological challenges, the activity may qualify as R&D.

The key question is therefore whether the solution is non-routine for a competent professional working in the relevant field.

3. Scientific or technological uncertainty

Scientific or technological uncertainty is often one of the most important – and most difficult to demonstrate – elements of an R&D project.

Such uncertainty may exist where it is not known at the beginning of the project:

• whether a particular solution is scientifically possible;
• whether a technology can be implemented technically;
• whether a specific technical performance can be achieved; or
• how the desired solution can be implemented in practice.

Importantly, not every business or project risk constitutes R&D-related uncertainty.

For example, delays caused by a supplier failing to deliver on time do not, in themselves, represent scientific or technological uncertainty.

Likewise, simply seeking to implement an existing technology at a lower cost would not normally constitute R&D.

The situation may be different where achieving the lower cost requires the development of a new material, technology or design whose technical performance cannot be established in advance.

4. Systematic research

R&D is not simply a series of unstructured attempts.

An R&D project should be properly planned, its research questions and uncertainties should be identified, and the research, testing and experimentation performed should be appropriately documented.

This may include:

• defining research objectives and questions;
• developing hypotheses;
• reviewing scientific literature and the state of the art;
• designing experiments and tests;
• developing prototypes;
• documenting test results;
• comparing alternative solutions; and
• recording unsuccessful experiments and their results.

Documentation is therefore more than an administrative requirement. It demonstrates what problem the company was trying to solve, what uncertainties it faced, what methods were applied and what results were obtained.

5. Transferability and/or reproducibility

The process and results of an R&D activity should be documented sufficiently clearly to be understandable to competent professionals in the relevant field.

This does not mean that a company must necessarily make its results publicly available.

A business may, for example, protect its results as trade secrets or through intellectual property rights such as patents.

The important point is that the knowledge generated and the research process should be documented in a way that allows the knowledge to remain usable within the organisation.

What activities do not qualify as R&D?

Understanding what does not constitute R&D is just as important as understanding the definition itself.

Activities that would typically not qualify as R&D include:

• simple adaptation of an existing technology;
• routine improvement of an existing product or service;
• regular maintenance and troubleshooting;
• routine testing;
• application of established methods;
• basic data processing;
• routine or periodic modifications to products or production processes; and
• cost-reduction projects where no scientific or technological uncertainty is involved.

Hungarian R&D legislation similarly excludes ordinary, periodic and routine changes from the scope of experimental development.

A failed project can still qualify as R&D

An important misconception is that an R&D project must be successful to qualify as research and development.

This is not the case.

The purpose of an R&D project may precisely be to answer a question for which there is no certain answer at the beginning of the project.

Therefore:

• a prototype may fail;
• a hypothesis may be disproved;
• an experiment may produce unexpected results; or
• a technological solution may prove impossible to implement.

A negative result does not automatically prevent a project from qualifying as R&D, provided that the project otherwise meets the relevant criteria.

R&D and innovation are not the same

The concepts of R&D and innovation are often used interchangeably, although not every innovation is R&D.

For example, a company may introduce a new business process or adopt a technology that is new to the company without carrying out any R&D.

R&D, in contrast, involves the creation of new knowledge or the development of new applications and requires the project to address scientific or technological uncertainty.

The two concepts are nevertheless closely connected: the results of an R&D project may subsequently form the basis of an innovation.

Why is proper identification and documentation important?

Correctly identifying R&D activity is not merely a scientific or technical issue.

Properly classified R&D projects may be associated with various tax and funding opportunities in Hungary. R&D classification can therefore also be relevant from a tax planning perspective.

Would you like to learn more about the tax opportunities available in connection with R&D activities?
In our dedicated article, we provide a detailed overview of the key tax benefits and tax opportunities related to research and development activities, as well as the main considerations for claiming them. Click here to read our article on the tax opportunities related to R&D activities.

Under Hungarian legislation, companies may apply for the classification of an R&D project or project group. Subject to the applicable conditions, the resulting expert opinion may be used in connection with tax and contribution benefits related to R&D activities.

For this reason, R&D documentation should ideally be considered from the beginning of the development project, rather than being prepared retrospectively.

What should be documented during an R&D project?

A well-documented R&D project should generally record:

• the objective and background of the project;
• the scientific or technological problem to be solved;
• the state of the art and available solutions;
• the novelty of the project;
• the scientific or technological uncertainties;
• the research and development tasks;
• experiments and tests;
• methodologies applied;
• interim and final results;
• unsuccessful attempts and lessons learned;
• the professionals involved in the project; and
• the costs related to the R&D activities.

The purpose is not to create purely administrative documentation. The documentation should demonstrate why research and development work was necessary to achieve the project's objective.

Conclusion

A project does not qualify as R&D simply because it aims to create a new product, service or technology.

When assessing an R&D activity, it should be examined whether the project is:

novel, creative, aimed at addressing scientific or technological uncertainty, systematic and properly documented, and capable of being transferred and/or reproduced.

Therefore, the key question is not simply whether “something new was developed”, but whether the development required the resolution of a scientific or technological problem whose solution was not obvious to a competent professional in the relevant field at the beginning of the project.

Companies carrying out technological, product, software, manufacturing or other development activities should therefore consider the R&D aspects of their projects at an early stage. Proper identification and documentation may be important not only for R&D classification, but also for making appropriate use of the tax opportunities associated with research and development.

If you have any further questions regarding this topic, our experts are happy to assist you.

  Get in touch with us!